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Seit dem 1. Januar 2025 ist für alle Unternehmen in Deutschland verpflichtend, elektronische Rechnungen empfangen – und demnach auch verarbeiten zu können. Diese E-Rechnungen müssen der europäischen Direktive 2014/55/EU entsprechen.

Diese Direktive verlangt, dass E-Rechnungen in einem strukturierten Format erstellt, übermittelt und empfangen werden. Die daraus hervorgehende Norm zur elektronischen Rechnung EN16931 erfüllt nicht nur die Anforderungen des deutschen Umsatzsteuergesetzes (UStG), sondern ermöglicht auch eine Interoperabilität zwischen den Systemen. Als zulässige Formate sind beispielsweise die XRechnung und das von uns bereitgestellte hybride ZUGFeRD-Format ab Version 2.0 zu nennen, wobei das strukturierte XML-Datenformat bei Abweichungen immer das führende Format und die PDF-Datei nur eine alternative Ansicht ist.

Neben elektronischen Rechnungen gemäß der Direktive 2014/55/EU können zwischen den Geschäftspartnern andere elektronische Übertragungsformate vereinbart werden, sofern diese mit der EN16931 interoperabel sind und sich die Umsatzsteuerdaten verlustfrei extrahieren lassen.

Für die Übergangszeit bis Ende 2026 sind bestimmte Erleichterungen vorgesehen. So können Unternehmen weiterhin Rechnungen in anderen Formaten (z. B. auf Papier oder in nicht konformen elektronischen Formaten) ausstellen. Wird eine Rechnung in einem nicht konformen elektronischen Format ausgestellt, muss der Empfänger zustimmen. Für Unternehmen mit einem Gesamtjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro wird diese Übergangsfrist bis zum 31.12.2027 verlängert. Ab dem 1. Januar 2028 müssen jedoch alle Unternehmen die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung vollständig erfüllen.

Ja, ab dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland spezifische Umsetzungsfristen für die elektronische Rechnungsstellung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B). Diese Fristen sind wie folgt gestaffelt:

1. Seit 1. Januar 2025:

• Empfang von E-Rechnungen:  Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies betrifft Rechnungen, die den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen (z.B. XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0)​

2. Bis 31. Dezember 2026:

• Übergangsregelungen: Unternehmen dürfen weiterhin Rechnungen in anderen Formaten (z.B. Papier, PDF) ausstellen. Wird eine Rechnung in einem nicht EN 16931-konformen elektronischen Format ausgestellt, muss der Empfänger zustimmen. Dies gilt insbesondere für Rechnungen, die zwischen dem 1. Januar 2025 und dem 31. Dezember 2026 ausgestellt werden​

3. Ab 1. Januar 2027:

• Versand von E-Rechnungen: Ab diesem Datum sind Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen gemäß den neuen Anforderungen auszustellen. Papierrechnungen oder nicht konforme elektronische Rechnungen sind dann nicht mehr erlaubt, es sei denn, der gesamte Umsatz des Rechnungsstellers im vorangegangenen Jahr lag bei genau bzw. unterhalb von 800.000 Euro.

4. Ab 1. Januar 2028:

• Vollständige Umsetzung: Ab diesem Datum müssen alle Unternehmen die Anforderungen der E-Rechnung vollständig erfüllen, ohne Ausnahmen. Es ist keine Verwendung von Papier oder anderen nicht EN 16931-konformen Formaten mehr erlaubt​

Diese Änderungen zielen darauf ab, den Prozess der Rechnungsstellung zu digitalisieren und zu standardisieren, was letztlich zu einer höheren Effizienz und Nachvollziehbarkeit in der Buchhaltung führen soll.

Ja, ab dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland Ausnahmen für die elektronische Rechnungsstellung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B):

• Rechnungen über Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind,
• Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV),
• Fahrausweise (§ 34 UStDV) und
• Rechnungen von Kleinunternehmen gem. § 19 Abs. 1 UstG.

Derzeit existieren keine spezifischen rechtlichen Vorgaben, die über die allgemeinen gesetzlichen Rahmenbedingungen hinausgehen und den Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen regulieren. Dennoch sind einige wesentliche Aspekte zu berücksichtigen:

• Gemäß Umsatzsteuergesetz (UStG) sind die Anforderungen des § 14 UStG von zentraler Bedeutung. Die Pflichtangaben für Rechnungen sind in § 14 UStG geregelt, wodurch sichergestellt wird, dass diese auch bei elektronischen Rechnungen korrekt angegeben werden. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Informationen in den elektronischen Rechnungen den steuerrechtlichen Anforderungen entsprechen.
• Obgleich eine digitale Signatur für elektronische Rechnungen nicht obligatorisch ist, wird empfohlen, Maßnahmen zur Gewährleistung der Authentizität und Integrität der Rechnungen zu treffen. Dies kann beispielsweise durch den Einsatz elektronischer Signaturen oder anderer Sicherheitsmaßnahmen gewährleistet werden.
• Zukünftige Verpflichtungen: Seit Beginn des Jahres 2025 gelten spezifische Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung, insbesondere in Bezug auf die Konformität mit der CEN-Norm EN 16931. Unternehmen sind folglich verpflichtet, sicherzustellen, dass sie E-Rechnungen in einem strukturierten Format ausstellen und empfangen, welches den neuen rechtlichen Vorgaben entspricht.
• Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Aufbewahrung in elektronischer Form (GoBD) sind ebenfalls von Relevanz. Diese Vorschriften regeln, wie Rechnungen elektronisch zu führen und zu speichern sind, um den rechtlichen Anforderungen zu genügen.
• Die rechtlichen Rahmenbedingungen im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich unterliegen einer kontinuierlichen Entwicklung, insbesondere im Kontext der Digitalisierung und der Integration neuer Technologien.

1. Allgemeine Anforderungen an Rechnungen:
Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine Rechnung jedes Dokument, das zur Abrechnung einer Lieferung oder Dienstleistung dient, unabhängig von der Bezeichnung des Dokuments. Dazu gehören sowohl Papier- als auch elektronische Rechnungen.

2. Elektronische Rechnungen gemäß EU-Vorgaben:
Die Richtlinie 2014/55/EU definiert elektronische Rechnungen als Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Dieses Format muss die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglichen, um Effizienz und Genauigkeit zu steigern.

3. Nationale Umsetzung in Deutschland:

• Bund: § 4a des E-Government-Gesetzes (EGovG) verlangt, dass elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format übermittelt und empfangen werden, um die automatisierte Bearbeitung zu gewährleisten. Sie müssen der CEN-Norm EN 16931 entsprechen.
• Länder: Die Bundesländer müssen die EU-Richtlinie ebenfalls umsetzen und dabei die genannten Normen berücksichtigen. Die spezifischen Gesetze und Verordnungen können variieren, müssen jedoch die Anforderungen der CEN-Norm erfüllen, um eine einheitliche Verarbeitung zu garantieren.

Diese Anforderungen tragen dazu bei, die Effizienz und Transparenz im Rechnungswesen zu erhöhen. Weitere Informationen zu den aktuellen Entwicklungen und spezifischen Regelungen sind auf offiziellen Regierungsseiten und Rechtsportalen erhältlich.

Hybride Rechnungen, wie sie beispielsweise im Format ZUGFeRD/Factur-X bereitgestellt werden, kombinieren zwei Formate: ein lesbares PDF-Dokument und ein strukturiertes XML-Datenformat. Das XML wird in die PDF-Datei eingebettet und enthält die gleichen Rechnungsinformationen wie das PDF-Dokument selbst. Nach § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) müssen die Pflichtangaben in beiden Formaten vollständig und inhaltlich übereinstimmend sein. Wenn diese Voraussetzung erfüllt ist, gelten PDF und XML als „inhaltlich identische Mehrstücke“ derselben Rechnung.

Da die Finanzverwaltung bislang keine spezifischen Prüfanforderungen zur Sicherstellung dieser Übereinstimmung festgelegt hat, empfiehlt es sich für Rechnungssteller, interne Prüfmechanismen einzurichten, um die Übereinstimmung von PDF- und XML-Daten zu gewährleisten.

Ergänzend sind die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu beachten. Diese definieren Anforderungen für die Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und Sicherheit digitaler Buchführungsprozesse und gelten für alle elektronischen Rechnungen. Die aktuelle Version der GoBD stammt vom März 2024 und bietet einen Rahmen für die konsistente Archivierung und Verwaltung von Rechnungsdaten.

Die gesetzlichen Vorgaben für die Archivierung elektronischer Rechnungen sehen seit dem 1. Januar 2025 eine Aufbewahrungsfrist, von acht Jahren vor (§ 14b Abs. 1 UStG). Dabei sind die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) zu berücksichtigen, welche Folgendes besagen:

• Formattreue Aufbewahrung: Elektronische Rechnungen müssen in dem empfangenen Format archiviert werden und maschinell auswertbar bleiben. Ein bloßer Ausdruck ist nicht ausreichend.
• Im Falle hybrider Formate muss das empfangene Format vollständig archiviert werden, was bedeutet, dass bei Hybridformaten beide Teile (PDF und XML) so, wie sie empfangen wurden, aufbewahrt werden müssen.

Die genannten Richtlinien fördern die Digitalisierung und stellen sicher, dass Rechnungen bei Bedarf nachvollziehbar und prüfbar bleiben.

Hybride Rechnungsformate wie ZUGFeRD/Factur-X kombinieren eine strukturierte XML-Datei mit einem PDF-Dokument. Die Finanzverwaltung erkennt die XML-Datei als maschinell auswertbaren Teil an, der für steuerliche Zwecke entscheidend ist. Es ist wichtig, dass alle relevanten Informationen gemäß § 14 UStG in der XML-Datei enthalten sind, um die steuerliche Anerkennung sicherzustellen.

Aufbewahrungspflichten

Bei nachgelagerten Prozessen oder Belegen im PDF-Format ist es erforderlich, sowohl die XML-Datei als auch das PDF-Dokument aufzubewahren. Diese Anforderung dient der Einhaltung des Umsatzsteuergesetzes (UStG) und der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), um die Nachvollziehbarkeit der Rechnungen zu gewährleisten.

Entwicklungen seit Anfang 2025

Seit dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtend. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme in der Lage sind, E-Rechnungen gemäß den europäischen Normen, insbesondere der EN 16931, zu verarbeiten. Die ordnungsgemäße Handhabung hybrider Rechnungen ist somit eine wesentliche Voraussetzung für die digitale Transformation der Buchhaltung.

Insgesamt bieten hybride Rechnungsformate wie ZUGFeRD ab Version 2.0 Unternehmen die Möglichkeit, ihre Prozesse zu automatisieren und zu optimieren, während sie sich gleichzeitig auf die bevorstehenden regulatorischen Änderungen vorbereiten.

Die „Lesbarkeit“ einer elektronischen Rechnung bezieht sich darauf, dass alle relevanten Informationen für den Menschen verständlich und nachvollziehbar dargestellt werden. Dies ist besonders wichtig, um den Anforderungen der Abgabenordnung (§ 147 Abs. 5 AO) und der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) zu genügen.

Die „Lesbarkeit“ elektronischer Rechnungen bezieht sich darauf, dass alle relevanten Informationen für Menschen verständlich und nachvollziehbar aufbereitet sind. Dies ist von großer Bedeutung, um den gesetzlichen Vorgaben der Abgabenordnung (§ 147 Abs. 5 AO) und den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) zu entsprechen.

Anforderungen an die Lesbarkeit

1. Eindeutige Darstellung: Sämtliche Informationen, die für die steuerliche Erfassung und Nachvollziehbarkeit notwendig sind, müssen klar und unmissverständlich präsentiert werden.
2. Hilfsmittel zur Lesbarkeit: Die GoBD schreiben vor, dass geeignete Tools zur Verfügung stehen, um elektronische Formate lesbar zu machen. Hier kommen häufig XML-Viewer zum Einsatz, die den maschinell auswertbaren XML-Datensatz grafisch aufbereiten und somit die Lesbarkeit für den Menschen sicherstellen.
3. Hybridformate: Bei hybriden Rechnungsformaten wie ZUGFeRD/Factur-X , die sowohl eine XML-Datei als auch ein PDF-Dokument enthalten, gewährleistet das PDF-Dokument eine benutzerfreundliche visuelle Darstellung, während die XML-Datei die strukturierte, maschinell auswertbare Komponente bereitstellt.

Zukünftige Entwicklungen

Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich verpflichtend. Unternehmen müssen ihre Systeme anpassen, um sowohl die XML- als auch die PDF-Komponenten von hybriden Rechnungen korrekt verarbeiten und die Lesbarkeit sicherstellen zu können. Dies ist besonders wichtig, um den neuen Anforderungen der EN 16931 und anderen europäischen Normen gerecht zu werden.

Für Unternehmen ist es entscheidend, sowohl die Lesbarkeit elektronischer Rechnungen als auch die korrekte Erfassung der strukturierten Daten sicherzustellen, um eine nahtlose Integration in digitale Buchhaltungsprozesse und die Einhaltung steuerlicher Anforderungen zu gewährleisten.

Nein, ZUGFeRD/Factur-X ermöglicht den elektronischen Austausch von Rechnungen ohne die Notwendigkeit bilateraler Absprachen zwischen den Parteien. Der Rechnungsempfänger kann sowohl die visuelle Darstellung der Rechnung im PDF-Format als auch die strukturierte Rechnungsinformation im XML-Format nutzen, um die Daten weiterzuverarbeiten. Der Rechnungsempfänger kann sowohl die visuelle Darstellung der Rechnung im PDF-Format als auch die strukturierte Rechnungsinformation im XML-Format nutzen, wobei sichergestellt sein muss, dass der PDF-Teil mit den strukturierten Daten übereinstimmt und ein identisches Mehrstück darstellt. Dabei haben die strukturierten Daten Vorrang. Dies gewährleistet eine reibungslose Integration in bestehende digitale Buchhaltungsprozesse, insbesondere mit Blick auf die bevorstehenden gesetzlichen Anforderungen und Normen, die ab 2025 in Kraft getreten sind. ZUGFeRD ab Version 2.0 bleibt somit eine flexible und effiziente Lösung für den Rechnungsaustausch im B2B-Bereich.