Haftungshinweise
Die in diesen FAQs enthaltenen Informationen dienen ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und stellen keine rechtliche oder steuerliche Beratung dar. Für spezifische Fragen zu Ihrer individuellen Situation wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwalt. Änderungen der Rechtslage sind möglich.
Fragen zur E-Rechnung im B2G-Bereich
Gibt es spezielle Umsetzungsfristen für die elektronische Rechnungsstellung?
In Deutschland ist die elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen im öffentlichen Auftragswesen (B2G) gesetzlich verpflichtend geregelt. Die Umsetzung dieser Pflicht erfolgt sowohl auf Bundesebene als auch in vielen Bundesländern, wobei die genauen Regelungen sich je nach Verwaltungsebene unterscheiden.
1. Bundesebene:
Seit dem 27. November 2018 besteht für oberste Bundesbehörden wie das Bundeskanzleramt und die Ministerien die Verpflichtung, elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten.
Die Verpflichtung für alle weiteren Bundesbehörden, technisch in der Lage zu sein, E-Rechnungen zu empfangen, trat am 27. November 2019 in Kraft.
Seit dem 27. November 2020 besteht für alle Lieferanten und Dienstleister des Bundes die Verpflichtung, Rechnungen elektronisch zu stellen. Diese Pflicht findet jedoch keine Anwendung auf Direktkäufe mit einem Volumen unter 1.000 Euro sowie auf bestimmte sicherheitspolitische Aufträge.
2. Ebene der Bundesländer:
Die Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU obliegt jedem einzelnen Bundesland. Während einige Länder, wie Bremen und Baden-Württemberg, ähnliche Anforderungen wie der Bund festgelegt haben, führen andere die E-Rechnungspflicht schrittweise ein oder setzen sie noch um. In diesen Fällen variieren die Fristen und Anforderungen, sodass eine Überprüfung der jeweiligen Vorgaben auf den Websites der zuständigen Landesbehörden erforderlich ist. Insgesamt stellt die Einführung der E-Rechnung einen wichtigen Schritt zur Modernisierung des öffentlichen Sektors dar.
Welche rechtlichen Anforderungen muss eine Rechnung bzw. eine elektronische Rechnung erfüllen?
1. Allgemeine Anforderungen an Rechnungen:
Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine Rechnung jedes Dokument, das zur Abrechnung einer Lieferung oder Dienstleistung dient, unabhängig von der Bezeichnung des Dokuments. Dazu gehören sowohl Papier- als auch elektronische Rechnungen.
2. Elektronische Rechnungen gemäß EU-Vorgaben:
Die Richtlinie 2014/55/EU definiert elektronische Rechnungen als Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Dieses Format muss die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglichen, um Effizienz und Genauigkeit zu steigern.
3. Nationale Umsetzung in Deutschland:
- Bund: § 4a des E-Government-Gesetzes (EGovG) verlangt, dass elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format übermittelt und empfangen werden, um die automatisierte Bearbeitung zu gewährleisten. Sie müssen der CEN-Norm EN 16931 entsprechen.
- Länder: Die Bundesländer müssen die EU-Richtlinie ebenfalls umsetzen und dabei die genannten Normen berücksichtigen. Die spezifischen Gesetze und Verordnungen können variieren, müssen jedoch die Anforderungen der CEN-Norm erfüllen, um eine einheitliche Verarbeitung zu garantieren.
Diese Anforderungen tragen dazu bei, die Effizienz und Transparenz im Rechnungswesen zu erhöhen. Weitere Informationen zu den aktuellen Entwicklungen und spezifischen Regelungen sind auf offiziellen Regierungsseiten und Rechtsportalen erhältlich.
Welche rechtlichen Grundlagen sind für die elektronische Rechnung im B2G-Geschäftsverkehr von Bedeutung?
- EU-Richtlinie 2014/55/EU:
Diese Richtlinie schafft die Basis für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor in der EU.
- CEN-Norm EN 16931:
Entwickelt vom CEN, stellt diese Norm Standards für das semantische Datenmodell und die formellen Syntaxen von E-Rechnungen bereit.
- Bundesrecht:
Die Richtlinie wurde durch § 4a EGovG und die E-Rechnungsverordnung (ERechV) von 2017 in deutsches Recht überführt, mit spezifischen Vorschriften für den Bundesbereich.
- Länderebene:
Die Bundesländer setzen die Richtlinie individuell um; einige haben bereits gesetzliche Vorgaben erlassen, während andere noch in der Umsetzung sind.
Diese Richtlinien und Standards fördern eine einheitliche und digitale Abwicklung im öffentlichen Rechnungswesen.
Was ist ein inhaltlich „identisches Mehrstück” einer Rechnung?
Hybride Rechnungen, wie sie beispielsweise im Format ZUGFeRD/Factur-X bereitgestellt werden, kombinieren zwei Formate: ein lesbares PDF-Dokument und ein strukturiertes XML-Datenformat. Das XML wird in die PDF-Datei eingebettet und enthält die gleichen Rechnungsinformationen wie das PDF-Dokument selbst. Nach § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) müssen die Pflichtangaben in beiden Formaten vollständig und inhaltlich übereinstimmend sein. Wenn diese Voraussetzung erfüllt ist, gelten PDF und XML als „inhaltlich identische Mehrstücke“ derselben Rechnung.
Da die Finanzverwaltung bislang keine spezifischen Prüfanforderungen zur Sicherstellung dieser Übereinstimmung festgelegt hat, empfiehlt es sich für Rechnungssteller, interne Prüfmechanismen einzurichten, um die Übereinstimmung von PDF- und XML-Daten zu gewährleisten.
Ergänzend sind die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu beachten. Diese definieren Anforderungen für die Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und Sicherheit digitaler Buchführungsprozesse und gelten für alle elektronischen Rechnungen. Die aktuelle Version der GoBD stammt vom März 2024 und bietet einen Rahmen für die konsistente Archivierung und Verwaltung von Rechnungsdaten.
Wie lange und in welcher Form muss eine elektronische Rechnung aufbewahrt bzw. archiviert werden?
Die gesetzlichen Vorgaben für die Archivierung elektronischer Rechnungen sehen seit dem 1. Januar 2025 eine Aufbewahrungsfrist, von acht Jahren vor (§ 14b Abs. 1 UStG). Dabei sind die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) zu berücksichtigen, welche Folgendes besagen:
- Formattreue Aufbewahrung: Elektronische Rechnungen müssen in dem empfangenen Format archiviert werden und maschinell auswertbar bleiben. Ein bloßer Ausdruck ist nicht ausreichend.
- Im Falle hybrider Formate muss das empfangene Format vollständig archiviert werden, was bedeutet, dass bei Hybridformaten beide Teile (PDF und XML) so, wie sie empfangen wurden, aufbewahrt werden müssen.
Die genannten Richtlinien fördern die Digitalisierung und stellen sicher, dass Rechnungen bei Bedarf nachvollziehbar und prüfbar bleiben.
Wird nur der strukturierte Teil einer hybriden Rechnung von der Finanzverwaltung als Rechnung akzeptiert?
Hybride Rechnungsformate wie ZUGFeRD/Factur-X kombinieren eine strukturierte XML-Datei mit einem PDF-Dokument. Die Finanzverwaltung erkennt die XML-Datei als maschinell auswertbaren Teil an, der für steuerliche Zwecke entscheidend ist. Es ist wichtig, dass alle relevanten Informationen gemäß § 14 UStG in der XML-Datei enthalten sind, um die steuerliche Anerkennung sicherzustellen.
Aufbewahrungspflichten
Bei nachgelagerten Prozessen oder Belegen im PDF-Format ist es erforderlich, sowohl die XML-Datei als auch das PDF-Dokument aufzubewahren. Diese Anforderung dient der Einhaltung des Umsatzsteuergesetzes (UStG) und der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), um die Nachvollziehbarkeit der Rechnungen zu gewährleisten.
Was bedeutet „Lesbarkeit” einer elektronischen Rechnung?
Die „Lesbarkeit“ elektronischer Rechnungen bezieht sich darauf, dass alle relevanten Informationen für Menschen verständlich und nachvollziehbar aufbereitet sind. Dies ist von großer Bedeutung, um den gesetzlichen Vorgaben der Abgabenordnung (§ 147 Abs. 5 AO) und den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) zu entsprechen.
Anforderungen an die Lesbarkeit
- Eindeutige Darstellung: Sämtliche Informationen, die für die steuerliche Erfassung und Nachvollziehbarkeit notwendig sind, müssen klar und unmissverständlich präsentiert werden.
- Hilfsmittel zur Lesbarkeit: Die GoBD schreiben vor, dass geeignete Tools zur Verfügung stehen, um elektronische Formate lesbar zu machen. Hier kommen häufig XML-Viewer zum Einsatz, die den maschinell auswertbaren XML-Datensatz grafisch aufbereiten und somit die Lesbarkeit für den Menschen sicherstellen.
- Hybridformate: Bei hybriden Rechnungsformaten wie ZUGFeRD/Factur-X , die sowohl eine XML-Datei als auch ein PDF-Dokument enthalten, gewährleistet das PDF-Dokument eine benutzerfreundliche visuelle Darstellung, während die XML-Datei die strukturierte, maschinell auswertbare Komponente bereitstellt.
Welche Arten von elektronischen Rechnungen nimmt die öffentliche Verwaltung an?
Die öffentliche Verwaltung in Deutschland erkennt elektronische Rechnungen an, sofern diese gemäß der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV) vom 13. Oktober 2017 ausgestellt wurden. Die Verpflichtung für Rechnungssteller, den Datenaustauschstandard XRechnung in der jeweils aktuellen Version zu verwenden, ist in § 4 Abs. 1 ERechV normiert. Alternativ kann auch ein anderer Standard genutzt werden, sofern er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht. Die Bundesländer regeln ihre spezifischen Anforderungen und Standards eigenverantwortlich in entsprechenden Gesetzen und Verordnungen.
Auf welchen Wegen können elektronische Rechnungen an Bundesbehörden übermittelt werden?
Lieferanten des Bundes können elektronische Rechnungen auf verschiedenen Wegen übermitteln. Die zentrale Anlaufstelle ist das Verwaltungsportal des Bundes, das im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes bereitgestellt wird.
- Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE): Diese Plattform dient als Bindeglied zwischen Rechnungsstellern und Bundesbehörden. Rechnungen werden über verschiedene Kanäle eingegeben, geprüft und dann an die entsprechenden Empfänger weitergeleitet.
- OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE): Hier können elektronische Rechnungen von nachgelagerten Bundesbehörden und kooperierenden Bundesländern empfangen werden.
Übertragungswege umfassen E-Mail, De-Mail und Webservices (z. B. via Peppol), die eine direkte Übertragung aus dem IT-System des Rechnungsstellers ermöglichen. Alternativ können Lieferanten XRechnungen oder andere XML-Formate, die den Standards der EN 16931 entsprechen direkt auf der ZRE-Website hochladen. Diese Rechnungen müssen den Vorgaben der ERechV und den Nutzungsbedingungen der Plattform entsprechen. Lieferanten ohne Rechnungssoftware können die Rechnungsdaten nach einer Registrierung direkt auf der ZRE-Website eingeben.
Für weitere Informationen lesen Sie bitte das Kapitel „Nimmt die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes nur Rechnungen im Format XRechnung an. Kann also keine ZUGFeRD-Rechnung übermittelt werden?”
Auf welchen Wegen können elektronische Rechnungen an Verwaltungen übermittelt werden, die nicht zu den Bundesbehörden gehören?
Für die Übermittlung elektronischer Rechnungen gelten für Verwaltungen außerhalb des Bundesbereichs, wie Landesverwaltungen und Kommunen, eigene Regelungen, die von den jeweiligen Institutionen eigenständig gestaltet werden. Die entsprechenden Regelungen sind in den jeweiligen länderspezifischen Gesetzen und Verordnungen festgelegt und wurden in vielen Fällen bereits umgesetzt.
Einige Bundesländer betreiben eigene Plattformen zur elektronischen Rechnungsübermittlung, während andere sich der bundesweiten, OZG-konformen Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) angeschlossen haben. Für detaillierte Informationen zu den einzelnen länderspezifischen Regelungen wird auf die zuständigen Landesbehörden verwiesen.
Wie kann ich ohne eigene Software zur Erstellung von elektronischen Rechnungen dennoch elektronische Rechnungen an öffentliche Einrichtungen des Bundes versenden?
Für die Übermittlung elektronischer Rechnungen an Bundesbehörden stehen Ihnen die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) sowie die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) zur Verfügung. Nach einer einmaligen Registrierung können Sie über eine Online-Eingabemaske direkt auf der Plattform elektronische Rechnungen manuell erstellen und versenden, ohne eigene Software nutzen zu müssen.
Was ist die Zentrale Rechnungseingangsplattform?
Die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) ist die zentrale Plattform für die Übermittlung elektronischer Rechnungen an die oberste Bundesverwaltung und an Verfassungsorgane. Über die ZRE erfolgt eine automatisierte Prüfung der eingehenden Rechnungen auf formelle Richtigkeit und Vollständigkeit.
Für Rechnungssteller, die öffentliche Einrichtungen ansprechen möchten, die nicht zur unmittelbaren Bundesverwaltung gehören, steht die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) zur Verfügung. Diese Plattform ermöglicht ebenfalls die elektronische Übermittlung von Rechnungen und unterstützt die Anforderungen des Onlinezugangsgesetzes (OZG).
Wie bediene ich die Weboberfläche der Zentralen Rechnungseingangsplattform?
Das Bundesministerium des Innern und für Heimat sowie das Bundesministerium der Finanzen haben eine umfassende Bedienhilfe für die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) erstellt. Diese Anleitung bietet Schritt-für-Schritt-Erklärungen zur Nutzung der Weboberfläche und unterstützt Rechnungssteller dabei, elektronische Rechnungen effizient zu erstellen und zu übermitteln.
Weitere Informationen sowie die Bedienhilfe finden Sie auf der offiziellen Webseite der ZRE:
Nimmt die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes nur Rechnungen im Format XRechnung an? Kann also keine ZUGFeRD-Rechnung übermittelt werden?
Die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) akzeptiert im Wesentlichen Rechnungen im XRechnung-Format, da dieses die Vorgaben der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung (ERechV) erfüllt und den europäischen Standard EN 16931 entspricht. Auch andere XML-basierte Formate, welche die vorgenannte Norm erfüllen, werden akzeptiert.
Die Übermittlung von ZUGFeRD-Rechnungen ist lediglich möglich, sofern diese den Anforderungen des EN 16931-Standards genügen und folglich die maschinenlesbare XML-Komponente enthalten. Reine PDF-Rechnungen oder hybride Formate, welche die vorgegebenen Kriterien nicht erfüllen, werden von der ZRE nicht akzeptiert.
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die ZRE XRechnung bevorzugt und ausschließlich ZUGFeRD-Rechnungen akzeptiert, welche den Anforderungen der EN 16931 entsprechen und als maschinenlesbare XML-Dateien strukturiert sind.
Muss mit der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes eine bilaterale Vereinbarung geschlossen werden, um über diese eine ZUGFeRD-Rechnung im Profil EN 16931 (ohne PDF-Briefumschlag) zu versenden?
Nein. Mit der Registrierung eines Unternehmens bei der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) und der anschließenden Übermittlung der ZUGFeRD-Rechnung über die ZRE stimmen die Nutzer den Nutzungsbedingungen der Plattform zu. Eine Übermittlung einer ZUGFeRD XML-Datei ohne PDF-Briefumschlag ist gemäß Spezifikation zulässig. Es muss daher keine weitere Vereinbarung getroffen werden.
Was ist die Leitweg-Identifikationsnummer?
Die Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID) fungiert als eindeutiges Adressierungsinstrument für den Austausch elektronischer Rechnungen innerhalb der öffentlichen Verwaltung. Dadurch wird eine präzise Weiterleitung von Rechnungen an die zuständige Stelle bzw. das spezifische Rechnungsbearbeitungssystem gewährleistet. Die Leitweg-ID wurde von Bund und Ländern gemeinschaftlich entwickelt, um die Bearbeitung und Akzeptanz elektronischer Rechnungen zu vereinfachen. Ein gemeinsamer Standard gewährleistet dabei Einheitlichkeit und Effizienz in der gesamten öffentlichen Verwaltung.
Für eine ausführlichere Darlegung der Thematik steht ein Datenblatt des Competence Center für Schnittstelle Kommunikation Wirtschaft und Verwaltung zur Verfügung, welches die wesentlichen Aspekte der Leitweg-ID übersichtlich zusammenfasst. Für weiterführende Informationen und das aktuelle Datenblatt sei auf die Website des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) verwiesen.