Zu ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) – mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie – erarbeitet wurde. Die Einsatzgebiete dieses hybriden Rechnungsformats sind vielfältig. Sowohl im B2B-, im B2G- und im B2C-Geschäftsverkehr kann ZUGFeRD eingesetzt werden.

Nein. Vereinfacht gesagt ist ZUGFeRD eine Art Übersetzung der europäischen rechtlichen Anforderungen (EU-Richtlinie 2014/55/EU, Europäische Norm 16931). Diese Übersetzung bzw. Strukturbeschreibung eines Datensatzes und die damit in Verbindung stehenden Abhängigkeiten müssen in die unternehmenseigene Software implementiert werden.

Die Einbindung kann z. B. über Standardsoftwaresysteme (d. h. ERP- oder EDI-Systeme) erfolgen oder hauseigene IT-Abteilungen binden ZUGFeRD in ihre Individualsoftware eigenständig ein. 

ZUGFeRD sieht insgesamt fünf Profile vor, die sich im Umfang unterscheiden, sowie das Referenz-Profil XRECHNUNG.

Es gibt fünf ZUGFeRD-Profile, die sich im Umfang der standardisierten Daten und in Bezug auf die Rechnungskonformität gemäß dem Umsatzsteuergesetz (UStG) unterscheiden. Um EU-konforme elektronische Rechnungen zu erstellen, ist die Rechnungsstellung mit dem Profil EN 16931 zu empfehlen.

Profil: EXTENDED
Beschreibung: Das Profil EXTENDED ist eine Erweiterung der EN 16931-1 zur Unterstützung komplexerer Geschäftsprozesse (Rechnungen, in denen über mehrere Lieferungen / Lieferorte abgerechnet wird, strukturierte Zahlungsbedingungen, weitere Angaben auf Positionsebene zur Unterstützung der Lager-haltung etc.)
In Deutschland nach UStG als vollständige Rechnung anerkannt: Ja

Profil: EN 16931 (COMFORT)
Beschreibung: Das EN 16931 (COMFORT) Profil bildet die EN 16931-1 vollständig ab und fokussiert auf Kernelemente einer elektronischen Rechnung.
In Deutschland nach UStG als vollständige Rechnung anerkannt: Ja

Profil: BASIC   
Beschreibung: Das Profil BASIC stellt eine Untermenge der EN 16931-1 dar und kann für einfache UStG-konforme Rechnungen genutzt werden.   
In Deutschland nach UStG als vollständige Rechnung anerkannt: Ja

Profil: BASIC WL
Beschreibung: Das Profil BASIC WL beinhaltet keine Rechnungspositionen und kann somit keine UStG-konformen Rechnungen abbilden. Es enthält jedoch auf Dokumentenebene alle Informationen, die zur Buchung der Rechnung benötigt werden. Es stellt somit eine Buchungshilfe dar.     In Deutschland nach UStG als vollständige Rechnung anerkannt: Nein

Profil: MINIMUM
Beschreibung: Das Profil MINIMUM enthält die wesentlichen Angaben zu Käufer und Verkäufer, den Gesamtrechnungsbetrag und die Gesamtumsatzsteuer. Auf Positionsebene kann nur die Referenz des Käufers angegeben werden. Eine Aufschlüsselung der Umsatzsteuer wird nicht unterstützt. Es stellt somit eine Buchungshilfe dar.
In Deutschland nach UStG als vollständige Rechnung anerkannt: Nein

Das Referenz-Profil XRECHNUNG wurde in der ZUGFeRD-Version 2.1.1 nach Rücksprache mit der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), der für IT-Standards in deutschen öffentlichen Verwaltungen zuständigen Einrichtung, als sechstes Profil hinzugefügt. Es verbindet die Vorteile eines hybriden Formats mit den Anforderungen des E-Rechnungsstandards XRechnung.

Das Profil XRECHNUNG ist ein Referenz-Profil, weil die Anforderungen für den XML-Teil für dieses ZUGFeRD-Profil in der jeweils gültigen Version des E-Rechnungsstandards XRechnung  von der KoSIT spezifiziert und veröffentlicht werden, nicht vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Zudem ist für das Referenz-Profil XRECHNUNG nur die XML-Syntax „Cross Industry Invoice“ (CII) zulässig, während der E-Rechnungs-Standard XRechung beide XML-Syntaxen, also auch „Universal Business Language“ (UBL), zulässt.

Das FeRD ergänzt hierzu ein XMP-Erweiterungsschema für eine korrekte Einbettung in eine PDF-Datei, um ein hybrides Datenformat zu ermöglichen, welches sich nahtlos in die anderen Profile von ZUGFeRD/Factur-X einfügt. Die Details hierzu sind dem entsprechenden Abschnitt der jeweils aktuellen Spezifikation zu entnehmen.

Die Art des Versandes einer ZUGFeRD-Rechnung ist nicht festgelegt. Aktuell werden Rechnungen häufig als E-Mail-Anhang versandt, aber auch andere Sendemethoden, wie z. B. ein Datei-Upload, eine Übertragung via USB-Stick oder über Rechnungseingangsportale sind möglich.